Centre de la Francophonie des Amériques

Offre d’emploi
Adjoint(e) administratif(ve) – Soutien
à la programmation

TITRE DE LA FONCTION: Adjoint administratif / adjointe administrative – Soutien à la programmation
DURÉE: Temps plein – Poste à durée déterminée en remplacement d’un congé prenant fin le 30 septembre 2019
LIEU: Québec (Québec)
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT: Direction des opérations
ADMISSIBILITÉ: Citoyens canadiens et personnes possédant le statut de résidence permanente au Canada
DATE LIMITE: 2 novembre 2018

SOMMAIRE DE L’ORGANISATION

Le Centre de la francophonie des Amériques est un organisme moderne, innovateur et rassembleur qui vise à mettre en mouvement une communauté composée de francophones et de francophiles dans les Amériques. Le Centre constitue un geste d’envergure posé par le gouvernement du Québec pour protéger et promouvoir la langue française à l’échelle du continent.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

La personne titulaire de la fonction a la responsabilité d’accomplir un ensemble de tâches administratives et de soutien en lien avec la gestion des projets et des activités du secteur de la programmation. Le ou la titulaire travaillera en étroite collaboration avec la direction générale adjointe et l’équipe de la programmation de manière à assurer le succès des événements ainsi que la satisfaction des différentes clientèles.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

  • Coordonner les services offerts dans le cadre d'événements tels que l'hébergement et le transport des participants, et de restaurations, etc.;
  • Négocier avec les fournisseurs et faire les suivis reliés aux ententes établies;
  • Planifier, organiser, coordonner et exécuter les étapes de réalisation des événements du Centre qui lui sont confiés :
    • Recherche de sites, de fournisseurs et de collaborateurs;
    • Réservation de services traiteur et d’espaces;
    • Appui aux envois d’invitations;
    • Gestion des inscriptions et des paiements;
    • Gestion des lettres d’engagement et des appels à candidatures;
    • Gestion des outils de planification et de suivis (ex : plateforme Smartsheet);
    • Suivis logistiques (avant, pendant et après la tenue des événements);
    • Préparation d’horaires;
    • Soutien à la planification des budgets et des suivis budgétaires.
  • S’assure de la satisfaction des différentes clientèles.

CRITÈRES ET EXIGENCES

  • Diplôme en bureautique ou en secrétariat, attestation technique en gestion de projets ou toute autre discipline pertinente;
  • Minimum de 3 ans d’expérience dans des fonctions similaires;
  • Posséder une excellente maîtrise du français parlés et écrits, dont de très bonnes aptitudes en rédaction;
  • Connaissance fonctionnelle d’une autre langue telle que l’anglais et l’espagnol sera considérée comme un atout;
  • Connaissance des communautés francophones au Canada et/ou en Amérique sera considérée comme un atout;
  • Très bonne maîtrise de la suite Office (Word, PowerPoint, Excel et Outlook) et bonne capacité à apprendre de nouveaux logiciels spécialisés en matière de gestion de projets.

PROFIL RECHERCHÉ

  • Réelle motivation et intérêt à s’investir dans un projet social et culturel;
  • Sens du partenariat et du service à la clientèle;
  • Sens aigu en matière de planification et d’organisation;
  • Capacité d’adaptation aux changements et à travailler dans un environnement en plein essor;
  • Capacité à gérer plusieurs projets simultanément dans le respect des échéanciers établis;
  • Capacité à identifier les priorités et à faire preuve d’initiative;
  • Excellentes habiletés en communication interpersonnelle et esprit de collaboration;
  • Capacité à faire preuve de flexibilité;
  • Discrétion, jugement et sens de l’observation;
  • Sens de l’éthique, tact et diplomatie;
  • Esprit d’assiduité et de rigueur;
  • Esprit d’équipe et attitude positive

CONDITIONS D’EMPLOI

Le salaire sera établi selon les normes en vigueur au gouvernement du Québec pour la fonction de technicienne ou technicien en administration.

Le poste est à plein temps (35 heures par semaine) et à durée déterminée en remplacement d’un congé prenant fin le 30 septembre 2019.

Si ce défi vous intéresse, veuillez remplir le formulaire plus bas et y joindre votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation, à l’attention de la direction des opérations, au plus tard le 2 novembre 2018.

Nous vous remercions à l’avance pour votre candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue.

*L’emploi du masculin a pour but de faciliter la lecture du texte. Le Centre pratique l’équité en matière d’emploi.

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